后勤集团质量安全档案管理规定
校后勤集团字〔2015〕16号
为进一步规范后勤集团质量安全管理工作，结合质量安全体系建设要求，特制订《后勤集团质量安全档案管理规定》。集团各部门依据质量安全体系管理要求，结合实际工作认真完成各项档案的规范管理工作。
档案管理工作是基础性工作之一，是工作问责、责任制落实的重要保证和依据，也是衡量管理水平的一个重要标志，各部门领导必须充分重视，要将质量安全档案管理工作纳入本部门的工作计划，加强对档案工作的规范管理。
一、建档的具体内容
（一）质量安全办
1、质量安全体系质量手册、程序文件、培训资料、调研资料及各种合同文本；
2、各部门作业指导书、作业卡、安全工作规范、危险源、重大危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单；
3、集团各种规章制度，部门检查办法及检查表单（中心、班组）；
4、集团检查计划、检查记录、月度检查报告、整改通知单、处罚建议报告及各部门整改回复；
5、集团机关各部门校园巡查记录，巡查结果汇总；
6、各部门物业巡查记录及汇总；
7、上报集团领导或部门的报告及签字记录；
8、集团质量安全会议、培训、预案演练记录；
9、其它需建档的资料。
（二）各部门
1、作业指导书、作业卡、安全管理规范、危险源、重大危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单；
2、部门检查办法，检查计划，中心、班组检查记录，中心会议、培训、预案演练记录，班组周例会记录；
3、各种业务用单据按行业要求建档；
4、集团下发的整改通知单及回复；
5、物业巡查记录及报表；
6、各类运行设施设备检测、维护、维修记录；
7、各种作业、维修、维护通知单及回执；
8、物业等接收、验收记录；
9、运行设备设施出厂合格证、说明书、操作手册、维修手册，养护说明等；
10、其它需建档的资料。
二、立卷管理要求
1、完整 是指每一份文件材料具有或保持应有的各个部分，没有缺少或损坏，每一事项的整个过程所形成的文字材料齐全无缺；
2、准确 是指文件材料的内容应符合事实，符合技术要求，不能虚假伪造；
3、系统 是指形成的文字材料，应完整有序。能有条理、有组织的形成以整体，充分反映事项的全貌；
4、规范 是指归档的文件材料应做到质地优良、书绘工整、声像清晰和符合有关标准和规范的要求。应严格执行《哈尔滨工程大学后勤集团数字化档案建档及管理工作规范》中有关规定；
5、分类 是指按年度、类别分别立卷，每一案卷内应有卷内目录，对卷内材料按顺序登记、编号；
6、归档 是指按时、按规定主动进行归档，集中管理，归档的每一份材料必须保持完整、齐全、系统、真实无误。各部门可根据实际情况，对各种档案进行定期装订成册保管。财务档案的归档按学校统一要求办理。
三、档案管理要求
1、贯彻有关档案工作的工作方针、政策和法规，将质量安全档案管理工作纳入本部门工作计划和人员岗位职责；
2、指定专人负责档案工作，做好档案工作的监督和检查，确保本部门档案材料的齐全、完整，按时做好建档管理工作；
3、各部门负责人为档案管理工作责任人，各部门应保证工作条件，配备必要的文件柜和档案盒，解决工作中的困难。
4、如质量安全档案发生丢失、毁损情况，将依纪规法追究责任人和部门负责人的相关责任。
5、本规定自发布之日起执行。